Microsoft Excel – Geschäftsprozesse außer Kontrolle
Die meisten werden es kennen: Komplexe Berichte werden regelmäßig mit Excel erstellt.
Hierzu werden die von verschiedenen Mitarbeitern und aus unterschiedlichen Abteilungen stammenden Spreadsheets manuell zu einer konsolidierten Reportdatei zusammengefasst. Diese potenziell fehlerbehaftete Datei wird anschließend – teilweise vom Leiter des Unternehmenscontrollings persönlich – weiterverarbeitet und ausgewertet. Auf den Stand der Informationen kann bei diesem Verfahren keine Rücksicht genommen werden, auch kurzfristige Änderungen lassen sich nicht „mal schnell“ in die Berichte einarbeiten. Darüber, welche Daten überhaupt in Spreadsheets festgehalten werden, haben viele Firmen schon längst Kontrolle und Überblick verloren. Welche Tabellen existieren und wie diese zum Einsatz kommen, ist oft gar nicht bekannt, so dass sich auch die Einhaltung firmeninterner Vorgaben nicht überprüfen lässt. Auch ist unter anderem die ausschließlich rückblickende Arbeit mit Tabellenkalkulationen dafür verantwortlich, dass kaum ein Realtime-Monitoring über eigentlich stets im Auge zu behaltende Trends und Zahlen und somit keine Frühwarnung bei negativen Trends möglich ist. Führungskräfte sollten sich auf manuell zusammengestellte Auswertungen und Berichte ohnehin nicht mehr als nötig verlassen.
Aber Anwender lassen ungern die Finger von Excel, auch weil teilweise keine adäquaten Alternativen zur Verfügung stehen. Selbst im Projektmanagement, wo es um die Überwachung und Kontrolle vorgegebener Budgets geht, arbeiten viele Firmen noch immer mit Excel, ggf. zusätzlich parallel zu anderen Programmen. Das führt zu mehr Kosten und weniger Qualität, da man auch mit mehreren Lösungen nebeneinander früher oder später an Grenzen stößt, wenn unterschiedliche Quellen oder Ressourcen integriert werden müssen.
Die Unternehmensberater von Gartner warnten bereits vor Jahren davor, dass schlecht verwaltete Excel-Listen und inkonsistente Berichte durch Nachlässigkeit, Inkompetenz oder vorsätzliche kriminelle Handlung zu hohen Geschäftsverlusten, Strafverfolgung, Imageverlust und unwillkommener Aufmerksamkeit von Wirtschaftsprüfern führen könnten. Auf die Compliance-Risiken wies auch schon die Financial Times Deutschland hin. Wenn Fehlbuchungen erst zum Quartals- oder Jahresende beim Erstellen einer Tabelle entdeckt werden, lässt sich ein Compliance-Verstoß kaum mehr vermeiden. Daher ist es grundsätzlich unumgänglich, mögliche Unregelmäßigkeiten schnellstmöglich aufzuspüren – auch weil Rating-Agenturen verstärkt darauf achten.
Mit der Einführung einer professionellen Controlling-Software lassen sich interne Reibungsverluste minimieren und eine sichere Handlungsbasis schaffen. Doch noch ist der Handlungsdruck bei vielen Führungskräften nicht groß genug, um den entscheidenden Schritt zu gehen.
