Digital Office – der Weg zum digitalen Büro

Das papierlose Büro existiert in vielen Unternehmen bereits. So werden bis zum 27. November 2020 elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber wie Bund oder Länder gestellt werden, zur Pflicht. Auch die Personalverwaltung beispielsweise in den Bereichen Lohn- und Gehaltsabrechnung erfolgt in den meisten Unternehmen digital. Nach einer Studie des Bitkoms zum Digital Office von 2019 nutzen rund 50 Prozent aller kleinen und mittelständischen Unternehmen Software für ihre Verwaltungsaufgaben. Allerdings wird die Software oft nur für einzelne Unternehmensbereiche eingesetzt. Dies kann zu Problemen führen, vor allem dann, wenn die Software in die Jahre gekommen ist und nicht oder nur unter großem Aufwand in die bestehende Software-Landschaft zu integrieren ist. Anbieter, die sich mit der Digitalisierung von Daten auskennen, können hier Abhilfe schaffen. Über Schnittstellen lassen sich bestehende Systeme an neue anbinden. Oder Daten werden in neue Systeme migriert. Für alle Herausforderungen bei der Integration und Migration von Daten unterstützt Sie BINSERV mit seinem Know-how in Sachen Digitalisierung und Datamanagement.

Digitales Büro

Pseudonymisierung und Anonymisierung von Daten

Was ist der Unterschied zwischen pseudonymisierten und anonymisierten Daten? Am einfachsten lässt es sich am Beispiel eines Schriftstellers erklären: Tritt dieser unter einem unbekannten Namen, also einem Pseudonym auf, so ist er unter Umständen doch zu identifizieren. Es gibt aber auch Bücher, die anonym veröffentlicht werden, das heißt, sie haben keinerlei Autorennamen.

Pseudonymisierte Daten sind also Daten, die einen Namen oder ein anderes Identifikationsmerkmal durch ein anderes Kennzeichen ersetzen. Beispielsweise erhält jeder Mitarbeiter eine Personalnummer. Anonymisierte Daten dagegen lassen sich überhaupt nicht mehr zuordnen. Anonymisierung ist beispielsweise dann empfehlenswert, wenn Testdaten genutzt werden. Da diese oft auch von Dritten genutzt werden, ist sichergestellt, dass keine Identifizierung von Personen möglich ist. Anonymisierte Daten unterliegen daher nicht mehr der DSGVO. Aber auch im Unternehmen selbst ist eine Pseudonymisierung von sensiblen Kundendaten oder Personaldaten sowie Bewerberdaten sinnvoll.

Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder Testdaten generieren wollen, die anonymisiert sind, dann sprechen Sie uns an, wir beraten Sie unverbindlich.

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Arbeitsmittel und Sachmittel clever verwalten

Unter Arbeitsmitteln oder Sachmitteln versteht man die Dinge, die Unternehmen ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Dies können Laptops, Smartphones, Dienstwagen, Arbeitskleidung, Werkzeuge und vieles mehr sein. Auch nicht materielle Dinge wie beispielsweise Vollmachten zählen dazu. Für Unternehmen ist es wichtig, den Überblick zu behalten, wer welche Dinge nutzt. So lassen sich Audits und Revisionen einfacher durchführen und die einzelne Abteilung wie die IT-Abteilung oder das Flottenmanagement hat auf einen Klick eine komplette Übersicht.

office Verwaltung

Zutrittskontrolle und Besuchermanagement

Sensible Bereiche in einem Unternehmen sollten geschützt sein. In der analogen Welt ist dies das Firmengelände. Videoüberwachung hilft dabei, immer im Blick zu haben, wenn Unbefugte das Gelände betreten. Ebenso lässt sich der Zutritt ins Gebäude überwachen. Oder die Nutzung des Parkplatzes kann mittels Kameras überwacht werden. Videoüberwachungssoftware hilft damit auf vielfältige Weise alle Bereiche zu schützen.

Wesentlich für den Zutritt ins Gebäude ist ein digitales Besuchermanagement. Gerade in größeren Firmen muss sichergestellt sein, dass Kunden und Lieferanten problemlos Zutritt erhalten. Je komplexer ein Unternehmen ist, desto mehr muss es diese Aufgaben in die Hände der Mitarbeiter delegieren. Eine digitale Lösung ist gleichzeitig die Garantie, dass auch nachträglich ermittelt werden kann, wer sich wann im Gebäude aufgehalten hat. Wichtig dabei ist, dass die Vorgaben der DSGVO durchgängig beachtet werden: Aufbewahrungs- und Löschfristen sind zu berücksichtigen. Außerdem sollten Personendaten soweit wie möglich pseudonymisiert oder sogar anonymisiert werden.

Zutrittskontrolle Bürogebäude

Wie Sie den Energieverbrauch im Büro senken

In Bürogebäuden gibt es viele Möglichkeiten, Energie einzusparen. Die Raumwärme (72 Prozent) und die Beleuchtung (18 Prozent) bieten die größten Einsparpotenziale. Zunächst gilt es, den Energieverbrauch transparent zu machen. Dazu sollten zunächst die Verbrauchsdaten ermittelt werden: Die Strom- bzw. Gasrechnung reicht dafür nicht aus. Erst wenn durch Sensoren von jedem einzelnen Verbraucher die Daten erfasst werden, lassen sich daraus Erkenntnisse gewinnen. Eine interaktive Karte, in der alle Räume verzeichnet sind, zeigt dann schnell auf, wo besonders viel Energie verbraucht wird. Anschließend können geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um den Verbrauch und damit die Kosten zu reduzieren.

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